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Principios fundamentales de la Comunicación Empresarial

 

Expliquemos para que nos entiendan.

Todos los días estamos comunicándonos con los demás. Estamos tratando de explicarles algo. Nuestras relaciones con el cónyuge, los hijos, empleados, clientes y compañeros, están basadas en la idea de comunicarles un mensaje, persuadirlos, explicarles, tratar de que hagan o dejen de hacer algo. La comunicación empresarial  es una necesidad clave dentro de este panorama de explicar hechos a otras personas.

Como lo hacemos tan naturalmente como caminar o respirar, no tenemos conciencia clara acerca de la forma en que realizamos esa comunicación empresarial. ¿Somos eficientes en nuestras explicaciones? ¿Logramos una comunicación eficaz con los clientes y empleados?

Explicar es presentar una serie de hechos en un contexto determinado, aclarando sus causas y consecuencias, en forma tal que la persona a quien se le explica capte el mensaje, lo entienda, quede convencida y se disponga a actuar en forma consecuente con el mismo.

¿Cómo diseñar un programa de comunicación empresarial?

Para diseñar un programa y unas políticas de comunicación empresarial eficiente es necesario tener claro que explicar no es definir, no es describir, no es dar instrucciones, ni rendir un informe, ni ilustrar los hechos con ejemplos o ayudas gráficas. La explicación tiene algo de todo esto, pero es algo más. Requiere que sea dirigida a los demás teniendo en cuenta su propio punto de vista. Para comunicar  y explicar eficazmente el empresario debe colocarse en la posición del “otro”, debe ante todo establecer empatía.

Explicar significa contestar al por qué de los hechos. Cuando su empleado o su cliente entienden por qué su producto es más valioso que el de la competencia, o por qué su marca le ofrece ventajas, su actitud hacia la misma será positiva.

Una política efectiva de comunicación empresarial se basa en la confianza que despierta el mensaje en su audiencia. Habrá confianza si el que comunica tiene autoridad en el tema y si planea cuidadosamente la forma de entregar el mensaje.

Einstein lo dijo alguna vez. “Si usted no puede explicar algo claramente, quiere decir que usted mismo no lo entiende bien”.

Planear la explicación significa identificar claramente quién es su auditorio, cuál es el nivel de comprensión e información que tal auditorio tiene previamente, y así precisar cuáles son los hechos que se les debe informar y cuál la forma de presentarles el contexto, las causas y las consecuencias de los mismos. Dar por sentado en forma equivocada que su interlocutor individual o su auditorio colectivo tiene tal o cual información o actitud previa, puede conducir a graves errores en la explicación que usted planea. Póngase en los zapatos de su interlocutor para planear una comunicación empresarial realmente eficaz.

El siguiente paso es preparar el “paquete de información” adecuado para el auditorio previamente identificado. Decidir el qué del mensaje. Demasiada o muy poca información puede afectar la explicación de sus ideas, pero también es necesario considerar otros requisitos que debe tener el “paquete”.

Reglas de la comunicación empresarial eficaz

- Debe anunciar lo que va a decir. (Así la gente se interesa y se concentra en el tema).
- Debe decir lo que dijo que iba a decir. (Su auditorio estará atento al desarrollo de los puntos anunciados).
- Debe decir lo que dijo. (O sea hacer un resumen de su exposición).

Estas reglas se pueden complementar estableciendo una especie de acuerdo sobre puntos básicos, describiendo claramente el contexto, ilustrando los hechos con historias y ejemplos, relacionándolos con aspectos de interés para el auditorio o describiendo situaciones que confirman sus ideas.

¿Cómo producir más impacto?

Aunque usted no sea un gran narrador de cuentos, presentar los hechos en forma de una historia que afecta seres de carne y hueso produce gran impacto, recordación y efecto persuasivo. Si usted habla acerca de Pedro, cuenta el problema que él tenía con su perro, informa sobre el producto con el cual lo resolvió y pregunta: “¿cómo creen ustedes que se siente ahora Pedro?, seguramente su público captará el mensaje, lo entenderá y hasta podrá trasmitirlo claramente a otros".

No entender algo claramente significa cometer errores, hacer las cosas mal y a veces llegar a graves crisis. Los malos entendidos causan guerras domésticas e internacionales.

Si el costo de no entender puede ser tan alto, bien vale la pena que la empresa invierta el tiempo y los esfuerzos necesarios para explicar los hechos y tener así un programa efectivo de comunicación empresarial.

 

Topics: Comunicación de Mercadeo

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